Gnisterhed: Att leda effektiva möten

Magnus Gnisterhed Foto: Mattias Landström
Vi möttes i korridoren. Frustrationen i hennes blick var tydlig. Tyst för sig själv väste hon mellan sammanbitna tänder ”Jag dör hellre än att gå på ett planeringsmöte till…”
Alla ledare får ansvar för att leda någon typ av möten. Det kan handla om planeringsmöten, utvecklingsmöten, krismöten, formella styrelsemöten eller andra sorters möten. Eftersom mötesledningen berör flera andra medarbetare så blir du som ledare lätt granskad, bedömd och ofta kritiserad för ditt sätt att leda just möten. Samtidigt är det ett bra tillfälle för dig att visa på gott ledarskap. Genom att leda dina möten på ett effektivt sätt vinner du snabbt dina medarbetares förtroende.
Annika Engström, ass professor vid Jönköping University, har under flera år studerat vad som påverkar mötens utveckling och det samspel som äger rum mellan deltagare och mellan deltagare och ledare under möten. Lite förenklat förklarar hon att kärnan i det hon kommit fram till för i sin avhandling. För att öka effektiviteten handlar det främst om att skapa och hålla ett gemensamt fokus inför och under möten. För dig som ledare handlar det om att vara tydlig med att hålla isär de två stora huvudspåren som hon kallar för ”utförande” och ”utveckling”. Dessa två spår stör ut varandra om de blandas om varandra.
Säkert har du erfarenhet av möten där det känns som att något går fel och låser sig när någon av deltagarna tar upp ett spår som på något sätt inte passar in eller ryms i samtalet. Det kan vara den som mitt i samtalet om de övergripande målen vill få svar på en brådskande fråga om nästa dags personalevent. Eller den som vid planeringen av just personaleventet hela tiden lyfter problemen med att arbetsmiljön fortfarande är dålig och att vi fortfarande inte vet vart företaget är på väg…
Detta är såklart bara försök att ge några enkla exempel men för dig som leder möten är det viktigt att vara tydlig med vilka frågor som hör hemma genom att tydligt annonsera mötets huvudsakliga fokus. Är det ”utförande” som är mötets fokus så ska alla frågor och samtal syfta till att planera och förbereda för verksamhet som ligger inom en snar framtid. Om mötets fokus är ”utvecklig” så ska frågor om utförande undvikas och samtalet ska istället fokusera på större och mer övergripande strukturella eller värderingsmässiga teman.
Utifrån Annikas intressanta forskning blir mitt råd till dig att våga leda och våga vara tydlig. Det kan innebära att du vänligt men med stor tydlighet behöver avbryta den som tenderar att blanda in frågor av ett annat slag i mötet. Enklast gör du det genom att påpeka vad du uppfattat som avvikande från mötets huvudfokus och be personen spara den frågan till den tid som du vet att frågor av det slaget kommer att vara i fokus. Du ber alltså inte personen vara tyst och glömma sin fråga, bara att hänskjuta den till sitt rätta sammanhang, där den kommer att få mycket större möjlighet att behandlas på ett fördelaktigt sätt. Med lite träning kommer du snabbt att bli skicklig på detta sätt att leda och dina medarbetare kommer att uppleva dig som en effektiv och skicklig ledare. Dessutom, och det kanske är det viktigaste, så kommer du att leda verksamheten på ett effektivare sätt mot de mål som ni satt upp.
Du kan ta del av hela Annikas forskningsavhandling via denna länk liu.diva-portal.org/smash/get/diva2:716849/FULLTEXT01.pdf.
Är du sugen på att veta mer om att leda effektiva team så finns det flera avsnitt om detta i poden Ledarskap med Magnus och Kim och du är också välkommen att besöka www.gnisterhed.se för att ta del av fler möjligheter att utveckla och träna ditt ledarskap.
J-affärers Personliga Ledarskapstränare
Magnus Gnisterhed